Protection des données à caractère personnel

 

Date de mise à jour : 29/07/2020

En application des statuts votés le 24 janvier 2013, l’Union nationale des Carpa (Unca) fédère les Carpa afin notamment de les assister : - dans la mise en œuvre des moyens nécessaires à l’exécution de leur objet statutaire ; - dans le service des intérêts collectifs et de l’intérêt général en mettant notamment à leur disposition, les éléments techniques nécessaires à l’exercice de la profession d’avocat dans un cadre mutualisé ; - dans les missions de service public résultant des textes législatifs et réglementaires. L’Unca représente les Carpa auprès des pouvoirs publics, promeut le concept Carpa à l’étranger, agit dans la défense des intérêts communs des Carpa. L’Unca fournit également aux institutions de la profession d‘avocat, aux ordres d’avocats et aux avocats, des services se rattachant à ses activités principales exercées dans le cadre des dispositions législatives et réglementaires en vigueur, ou dérivées de celle-ci, lorsque son expertise est sollicitée par les organes représentatifs de la profession d ‘avocat ou par les pouvoirs publics.

Union nationale des Carpa
169 rue de Rennes – 75006 Paris – France
T. 01 44 39 55 00
www.unca.fr

Le présent document constitue la Politique de protection des données à caractère personnel (Ci-après la « Politique ») de l’Unca. Il s’inscrit dans le cadre de l’exigence de transparence résultant du Règlement européen (UE) 2016/679 sur la protection des données à caractère personnel (RGPD) ainsi que dans le cadre de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique aux fichiers et aux libertés. Afin d’en savoir plus sur le cadre juridique de la protection des données personnelles, nous vous invitons à consulter le Règlement sur le site de la CNIL (www.cnil.fr).

La Politique est destinée à l’ensemble des personnes physiques qui sont en relation avec l’Unca, à l’occasion de toute collecte de données à caractère personnel ainsi qu’à toute personne qui souhaite connaître les engagements de notre organisme dans ce domaine. La Politique constitue un document déclaratif rédigé avec l’ambition d’être compréhensible et aisément accessible afin de souligner l’importance que nous accordons au droit de la protection des données.

La Politique est notamment accessible de manière permanente sur le site Internet de l’Unca afin d’en assurer la plus large diffusion, de même qu’elle peut être remise à première demande par tout autre moyen à toute personne qui le souhaite. Son contenu étant susceptible d’évoluer, nous vous suggérons de vous y référer régulièrement afin de bénéficier du niveau d’information le plus récent sur l’application du RGPD au sein de notre organisme.

La Politique est composée de cinq parties :

 I.    Les principes de protection des données

II.   Les traitements de données réalisés

III. Les droits qui vous sont reconnus au titre du RGPD 

IV. Exercer vos droits, poser toute question

V.   Le délégué à la protection des données

L’accomplissement des missions de l’Unca pouvant conduire à la réalisation de traitements de données pour le compte des Ordres et des Carpa, sans relation directe avec les personnes physiques concernées, nous vous invitons à vous rapprocher directement des Ordres et des Carpa pour en savoir plus sur les traitements réalisés, pour connaître leurs engagements en matière de protection des données, ainsi que pour présenter toute demande relative à l’exercice des droits résultant du RPGD.

I.     Les principes de protection des données

 La Politique s’applique à l’ensemble des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par l’Unca. Il faut savoir qu’au sens du RGPD, les données à caractère personnel sont des informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement. Un traitement est constitué par des opérations appliquées aux données afin de remplir des objectifs précis. Le RGPD définit plusieurs statuts en fonction des rôles des intervenants impliqués dans la réalisation d’un traitement de données. Ces derniers peuvent avoir selon le cas la qualité de Responsable de traitement, de Sous-traitant ou encore de Responsable conjoint de traitement. Sachez que l’Unca procède au traitement de données à caractère personnel en vue d’opérer des services pour son propre compte en lien avec son organisation interne ainsi que pour le compte des Ordres des avocats et des Carpa dans le cadre des missions qui lui sont imparties dans la profession d’avocat. Le statut de l’Unca est susceptible de varier en fonction, la qualité de l’Unca dépendant en conséquence de ses missions et interventions.

Prenant en compte les exigences du RGPD, en cas de traitements de données :

  • Nous veillons à collecter et traiter des données dans le périmètre strict des objectifs et des finalités, licites, explicites, légitimes conduisant à réaliser des traitements, selon des procédés loyaux ;
  • Nous veillons à assurer la transparence des traitements en apportant une information appropriée aux personnes dans tous les cas de collecte, lorsque les données sont reçues des personnes elles-mêmes ou proviennent éventuellement de tiers ou des technologies ;
  • Lorsque l’Unca procède elle-même à la collecte des données auprès des personnes (collecte directe), il est précisé si l'exigence de fourniture de données à caractère personnel revêt un caractère réglementaire ou contractuel ou si elle conditionne la délivrance d’une prestation ou la conclusion d'un contrat et si la personne concernée est tenue de fournir les données à caractère personnel, de même que nous précisons les conséquences éventuelles de la non-fourniture de données ;
  • Lorsque l’Unca ne procède pas elle-même à la collecte des données auprès des personnes (collecte indirecte), des éléments d’information similaires de ceux qui doivent être communiqués en cas de collecte directe, de même que des indications sur la source des données sont alors selon le cas apportés aux personnes par notre intermédiaire ou par celui des intervenants pour lesquels nous agissons ; cette information devant être apportée dans un délai raisonnable, mais également lors de la première communication avec les personnes lorsque les données sont destinées à l’usage résultant de la collecte, ou au plus tard lorsque les données à caractère personnel sont communiquées pour la première fois à un autre destinataire si un tel usage est envisagé ;
  • Lorsque le cas se présente, nous indiquons l’existence d'une prise de décision automatisée, y compris en cas d’éventuel profilage au sens du RGPD, avec l’indication des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l'importance et les conséquences prévues de cet éventuel traitement pour la personne concernée ;
  • En cas d’intention d'effectuer un éventuel traitement ultérieur de données à caractère personnel pour une finalité autre que celle pour laquelle les données ont été collectées, nous fournissons préalablement aux personnes des informations au sujet de cette autre finalité et toute autre information permettant de la comprendre de manière transparente ;
  • Nous communiquons des données restreintes uniquement à des destinataires habilités, comprenant les services de notre organisme ainsi que les éventuels tiers concernés ;
  • Nous nous engageons
    • à minimiser les traitements,
    • à assurer la mise à jour régulière des données,
    • à procéder à une conservation proportionnée des données en fonction de critères déterminés au regard notamment de la finalité du traitement, des exigences contractuelles ou opérationnelles ou pour répondre à nos obligations réglementaires et ce, dans le respect du droit applicable,
    • à encadrer les relations avec les destinataires de données et sous-traitants par tous moyens propres à assurer le respect des obligations légales,
    • à prendre toutes mesures possibles, en cas d’éventuel transfert de données à destination d’un pays situé hors de l’Union européenne afin de garantir le respect de la réglementation applicable en Europe,
    • à sensibiliser les collaborateurs à l’exigence de protection des données à caractère personnel et à leur confidentialité,
    • à assurer la sécurité des traitements et des données,
    • à prendre en compte l’ensemble des droits reconnus aux personnes physiques en vertu de la réglementation applicable.

Au sein de l’Unca, la prise en compte des principes et exigences du droit de la protection des données à caractère personnel s’accompagne de mesures organisationnelles et techniques afin d’appliquer de manière effective les dispositions du RGPD et d’apporter des garanties opérationnelles.

Afin de veiller à une application constante du RGPD en phase avec les enjeux de la règlementation, l’Unca a désigné un Délégué à la protection des données intervenant dans l’ensemble des projets de traitement, dans la prise en compte des droits des personnes et plus généralement dans le cadre de la diffusion d’une culture de la protection des données auprès des collaborateurs internes et des différents organismes concernés par l’exercice de ses missions.

II.     Les traitements de données réalisés 

Les précisions qui sont apportées ci-après constituent un premier niveau d’information dont la vocation est d’être compréhensible et aisément accessible s’agissant de la description des domaines de traitements mise en œuvre par notre organisme. Dans la cadre de la partie IV de la Politique, l’Unca se tient à la disposition de toute personne pour répondre à toute question permettant de disposer d’informations plus précises sur les traitements réalisés.

A- Dans le cadre de la gestion des relations avec les interlocuteurs externes concernés par ses missions

L’Unca procède à la collecte de données dans la cadre de l’entrée en relation avec toute personne externe intéressée par ses activités. Il s’agit d’une finalité de gestion de l’organisme permettant d’entretenir et de gérer les relations contractuelles et de maintenir le contact avec des personnes intéressées.

Dans le cadre de la mise en œuvre des différents sites Internet liés à la conduite et à la présentation de ses différentes activités, l’Unca est susceptible de déployer des documents de collecte de données aux fins exclusives de gestion et d’organisation des services qu’elle fournit en tenant compte des obligations légales et statutaires. Les données sont conservées pendant la période nécessaire à la réalisation des opérations administratives et pour certaines ultérieurement à des fins réglementaires et d’archivage de l’activité de l’Unca.

Les cookies sont susceptibles de se mettre en place automatiquement au sein du logiciel de navigation Internet de l’utilisateur et d’être stockés dans le terminal utilisé aux fins d’études statistiques de consultation. Afin de comprendre les possibilités de paramétrage, l’Utilisateur est invité à consulter les explications pédagogiques proposées par l’autorité de contrôle française, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés : www.cnil.fr.

B- Traitements réalisés dans le cadre de la gestion du personnel

L’Unca procède en tant que responsable de traitement au traitement de données à caractère personnel aux fins de gestion du personnel et d’accomplissement des opérations qui en résultent. Cela inclut notamment la gestion des recrutements, des évaluations, des congés et des absences, ainsi que la réalisation de la paie. Les données sont destinées aux services internes et le cas échéant aux intervenants externes habilités. Elles sont conservées par l'Unca pendant la durée contractuelle, puis pendant une durée pouvant varier au regard des exigences légales de conservations et de celles liées à un d’archivage administratif.

En cas de réception de candidatures pour un emploi, les informations qui en résultent font l’objet d’un traitement de données à caractère personnel par l’Unca en qualité de responsable de traitement aux fins de gestion des candidatures. Les informations sont uniquement destinées aux interlocuteurs internes ou externes habilités en charge du recrutement. Les informations communiquées par les candidats sont conservées pendant la durée de l’examen des candidatures et ultérieurement en cas de non recrutement pendant plusieurs mois dans l’attente d’un poste pouvant convenir au candidat. 

C- Dans le cadre des missions de l’Unca au sein de la profession d’avocat

L’Unca procède au traitement de données dans le cadre des missions qu’elle accomplit en tant que sous-traitant au sein de la profession d’avocat. L’Unca propose aux Carpa ou caisses des règlements pécuniaires des avocats les moyens de satisfaire à leurs obligations, notamment par la fourniture d’outils informatiques, qu’il s’agisse des maniements de fonds ou de l’aide juridique destinés à assister les Carpa dans la recherche des moyens nécessaires au respect des dispositions légales et réglementaires qui leur incombent, en particulier pour les aider à satisfaire à leurs obligations, notamment en matière de maniements de fonds. L’Unca apporte les moyens techniques, en maintenant plus de 1 000 logiciels informatiques ainsi que des services en ligne auprès des barreaux de France métropolitaine et des départements d’outre-mer, qu’il s’agisse de la gestion des fonds de tiers, de la gestion des séquestres, ou des fonds d’État, ainsi que la formation continue des avocats, dont elle assure la formation auprès des utilisateurs.

III.    Les droits qui vous sont reconnus au titre du RGPD

Toute personne physique dispose d’un ensemble de droits portant sur les données à caractère personnel la concernant. Ces derniers s’appliquent au cas par cas en tenant compte des circonstances des traitements et de la relation des personnes avec l’Unca. L’exercice des droits doit s’effectue auprès du responsable des traitements, l’Unca ne pouvant se substituer aux responsables de traitements pour lesquels elle interviendrait contractuellement dans le cadre de la fourniture d’une prestation. Les droits qui vous sont reconnus en tant que personne physique sont les suivants :

  • Le droit à la fourniture d’une information lorsque des données à caractère personnel sont collectées de manière directe ou indirecte ;
  • Le droit d’accès, permettant d'obtenir la confirmation que des données à caractère personnel les concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, la possibilité d’obtenir l’accès aux données ;
  • Le droit de rectification permettant d'obtenir la rectification des données à caractère personnel lorsqu’elles sont inexactes et, compte tenu des finalités du traitement, le droit d'obtenir que les données soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire ;
  • Le droit à l’effacement des données à caractère personnel lorsque certains motifs sont réunis ;
  • Le droit à la limitation du traitement pendant une certaine durée lorsque certains éléments s'appliquent, tels qu’une éventuelle contestation de l’exactitude de données à caractère personnel, de traitement illicite auquel s’opposerait une personne, ou encore en cas de nécessité de traitement de données de la personne concernée pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, ou encore en cas de vérification de l’éventuelle prévalence des motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement sur ceux de la personne concernée ;
  • Le droit à la portabilité des données lorsqu’un traitement est notamment fondé sur le consentement d’une personne ou un contrat ;
  • Le droit d’opposition, dans une certaine mesure au regard des textes applicables, en cas d’éventuelle prise de décision individuelle automatisée reposant sur la situation particulière d’une personne ;
  • Le droit à ne pas faire l’objet d’un traitement à des fins de prospection.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données dont dépend l’Unca au sein de l’Union Européenne. Il s’agit de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) en France. La CNIL peut être saisie par toute personne qui estimerait (www.cnil.fr) ne pas avoir reçu satisfaction à l’issue de l’exercice de ses droits auprès de l’Unca.

IV.   Exercer vos droits, poser toute question

L’Unca s’engage à examiner toute demande reçue des personnes physiques en facilitant l'exercice des droits reconnus par le RGPD. Nous nous efforcerons d’apporter des réponses aux questions d’une façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples.

De plus, vous pouvez prendre contact à tout moment avec l’Unca afin d’en savoir plus sur le traitement des données, ainsi que sur l’application du RGPD, de la loi Informatique et libertés modifiée et de l’application de la présente Politique. Les réponses pourront être fournies par écrit ou par d'autres moyens y compris par voie électronique si cela est approprié ou lorsque la demande est présentée sous cette forme. Les informations peuvent vous être fournies oralement, à condition que l’identité de la personne puisse être démontrée.

Les demandes relatives à l’exercice des droits, de même que toute question liée à la protection des données personnelles et à l’application de la règlementation peuvent être adressées, selon votre choix par écrit ou par oral, aux coordonnées suivantes :

par courrier à l’Unca, 169 rue de Rennes, 75006 Paris
par email à l’adresse : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Afin de s’assurer de l’identité des personnes, il pourra vous être demandé de fournir des informations ou documents justificatifs.

L’Unca ne saurait se substituer aux tiers, notamment les Carpa ou les Ordres des avocats, lorsqu’il revient à ces derniers de répondre directement aux personnes physiques dans l’exercice de leurs droits.

V.    Le délégué à la protection des données

L’Unca a désigné un délégué à la protection des données (DPO) auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Réf. DPO- 17394). L’ensemble des éléments de cette désignation étant disponible en open data sur le site de la CNIL : www.cnil.fr/fr/opendata.

Le DPO intervient dans l’ensemble des projets de traitement, dans la prise en compte des droits des personnes et plus généralement dans le cadre de la diffusion d’une culture de la protection des données auprès des collaborateurs internes et des partenaires et des clients.

Il est possible à toute personne de prendre contact avec le délégué à la protection des données au sujet de toutes les questions relatives au traitement des données à caractère personnel et à l'exercice des droits du RGPD. Le DPO est joignable aux coordonnées suivantes :

Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Cabinet Caron Avocat,
122 avenue des Champs Elysées 75008 Paris.

 

Réf. : 20.0237/5034                Rgpd/Gdpr – Politique de protection des données à caractère personnel 
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